Gelukkig is er de kredietcrisis…
Vijftien jaar geleden hadden scholen ook al verschillende (digitale) informatiesystemen. Handmatig werden allerlei gegevens in kaartenbakken bijhouden, sommige administratieve handelingen waren al geautomatiseerd.
Tegenwoordig hebben scholen nogal wat informatiesystemen er bij gekregen. Een ELO (Elektronische leeromgeving), LVS (leerlingvolgsysteem), een webportal, digitale beeldbanken, docent- en leerlinggegevens en ga zo maar door. Waar het vroeger nog handmatig op papier gebeurde, gebeurt het nu handmatig digitaal. Je leest het goed, handmatig digitaal.
We hebben nu van alles en nog wat tot onze beschikking. Er wordt veel geïnvesteerd in hardware en informatiesystemen, laptops voor docenten en of leerlingen. Allerlei informatiesystemen die ter beschikking gesteld worden met de bedoeling om gegevens op te slaan en weer te raadplegen om informatie te verkrijgen.
Mooi zou je zeggen, maar hoe gaat het in de praktijk? Drie voorbeelden:
Voorbeeld 1.
Een docent kan in een LVS de punten van zijn proefwerken, overhoringen plaatsen, maar ook eventuele opmerkingen over een leerling. In de praktijk gebeurt het volgende. Een docent stuurt aan alle personeelsleden een mailtje waarin hij/zij aangeeft dat een leerling bijvoorbeeld dyslectisch is. Dat betekent als je hierin verder gaat, dat iedere docent zelf een systeem gaat bijhouden, vaak op papier in een klappertje welke leerling dyslectisch is.
Voorbeeld 2.
Veel scholen hebben nu voor iedere leerling, personeelslid een eigen school e-mailadres. Wanneer een leerling op school aangemeld wordt, dan wordt een lijst met NAW-gegevens door de administratie gegenereerd. Deze wordt doorgestuurd naar een systeembeheerder die hier weer inlognamen bij zet. Handmatig moet gecontroleerd worden of de inlog niet al voor een andere gebruiker bestaat. Een script wordt gedraaid en de leerling heeft een inlog en een e-mailadres. Wat deze leerling nog niet heeft is een inlog voor de andere informatiesystemen, zoals de elo. Hier gaat weer een lijst naar de coördinator van de elo en die zorgt voor de inlog.
De gedachten is dat iedereen persoonlijk te bereiken is via de mail. In de elo bevindt zich ook een berichtensysteem. Leerlingen sturen berichten naar de docent als ze een vraag hebben over de stof. Vaak hebben een leerlingen een gmail- of een hotmailaccount waar ze onderling mee communiceren. Is ook wel handig om 9 Gig ipv 100 Mb aan opslagruimte te hebben.
Voorbeeld 3.
Op veel scholen vind je op de schoolwebsite ook een vaklokaal van een vak. Hier staat achtergrond informatie over het vak en vaak ook nog wat handige links en / of studiewijzers. In de ELO is het ook mogelijk om een studiewijzer te gebruiken, links toe te voegen en achtergrond informatie te plaatsen. En dan heb je ook nog die docenten die geen digitale studiewijzer plaatsen, maar het op papier uitdelen.
In deze voorbeelden zie je dat meerdere systemen dezelfde mogelijkheden bieden, systemen niet op elkaar afgestemd zijn of dat een systeem gebruikt wordt om iets te doen waar het eigenlijk niet voor bedoeld is. De systemen zijn meestal door de jaren heen aangeschaft om verschillende redenen. Zo hebben veel scholen te maken met beleid vanuit stichtingen die bepalen welke systemen aangeschaft worden. Daar zul je dan in mee moeten gaan. Daarnaast zijn bepaalde systemen aangeschaft, omdat daar op dat moment behoefte aan was. Je ziet ook dat aankopen gedaan worden, die wel vanuit beheersmatiggebruik optimaal kunnen zijn, maar voor het onderwijs niet geschikt zijn en soms ook nog eens overbodig. Veel geld gaat hierdoor verloren dat beter ingezet had kunnen worden.
Er zijn vaak zoveel systemen in school aanwezig dat onduidelijk is welk systeem nu welk doel binnen de organisatie ondersteunt? Een school heeft een visie, met en bijbehorend beleid. Je ziet regelmatig dat het ICT-beleid naast het beleid van de school staat, maar waarom doe je dat als school? In andere bedrijfstakken zie je dat ICT ook in het beleid opgenomen is, omdat het inzetten van ICT niet meer weg te denken is en of zelfs zo’n belangrijk onderdeel van het bedrijf is geworden.
Op iedere school heb je regels als het gaat om de organisatie van je school. Je zou die kunnen zien als bedrijfsregels. Je zou eens moeten kijken waar je als school bepaalde bedrijfsregels kunt beheren door ICT toe te passen. Je kunt hierdoor een beter overzicht krijgen van de verschillende, aanwezige systemen en of deze zo toegepast worden zoals vooraf opgesteld is.
Kijk je terug naar voorbeeld 1, dan kun je de de regel opstellen dat opmerkingen over leerlingen in een leerlingvolgsysteem opgenomen worden. Hieraan is dan het elektronische leerlingvolgsysteem gekoppeld. Dan weet je dat daar moet zoeken als je gegevens over een leerling wilt hebben.
Belangrijk is dat de regel niet in het systeem zit, maar apart genoemd wordt en daar een beroep op gedaan kan worden. Wat je hiermee bereikt, is dat de processen binnen de school transparanter worden en dat een eventuele aanpassing wendbaarder is. De vraag is wie zorgt voor deze duidelijkheid? Ik ben van mening dat dit niet het werkgebied is van een systeembeheerder, maar meer van een ICT-architect. Iemand die goed luistert naar wat de (onderwijs)visie en het beleid van de school is en daarbij een ICT-landschap ontwikkelt. Daarbij is het ook van belang dat toezicht gehouden wordt dat de regels nageleefd worden en dat eventuele professionalisering op het gebruik van ICT wordt doorgevoerd. Je beperkt hierdoor de diversiteit van systemen en de vrijblijvendheid om het te gebruiken. Dit kan de school zeker een grote besparing opleveren. Gelukkig is er nu een kredietcrisis en zijn de directies aanzet om op een andere manier om te gaan met ICT-aanbestedingen en het managen van het ICT-gebruik binnen de organisatie! Een kans om professioneler om te gaan met ICT in het onderwijs.
